Dit is Rosariums formule voor een succesvol evenement
Als event organisator houd je van controle en wil je dat alles loopt zoals je dat hebt gepland. Maar tijdens het evenement zelf moet je die controle deels kunnen loslaten en vertrouwen op je gekozen partners. Bij de keuze voor een locatie is daarom lang niet alleen de sfeer of zaalcapaciteit van belang: de mensen van de locatie maken het evenement tot een succes. Bij Rosarium weten ze maar al te goed de wensen en behoeften om te zetten in een succesvol evenement. Salesmanager Sabine Glimmerveen en Operations manager Jordi van den Berg vormen de as in een team dat precies weet wat de opdrachtgever voor ogen heeft.
Wie een aanvraag voor een evenement bij Rosarium doet, is in goede handen. Sales Manager Sabine Glimmerveen weet mensen gemakkelijk voor zich in te nemen met haar enthousiasme, kennis van hospitality en creativiteit. “Voordat ik bij Rosarium kwam, werkte ik in de hotellerie. Daar staat alles in kaders en is er weinig ruimte voor eigen inbreng. Hier bij Rosarium zijn de lijnen kort en worden de beslissingen snel genomen. En als ik een idee heb, dan kan dat binnen een week uitgevoerd en gerealiseerd worden.”
Hoe ga jij te werk wanneer er een aanvraag binnenkomt voor een evenement?
“Al onze offertes worden geheel op maat samen gesteld, aan de hand van de wensen en de behoeften van de opdrachtgever. Bij terugkerende partijen nemen wij altijd eerst het vorige evenement door: Wat is voor deze bijeenkomst het meest belangrijk? Wat kunnen wij als locatie dit keer aanpassen of verbeteren? Het doel is dat ieder evenement vernieuwend en uniek is. Wanneer de opdrachtgever hier voor het eerst komt, weinig tijd heeft of minder ervaren is, dan nemen wij de lead over en komen we zelf met suggesties en ideeën. Zij kunnen vertrouwen op onze kennis en ervaring! Vervolgens schrijven we een evenement van A tot Z uit, komen met suggesties voor bijpassende menu’s en waar we kunnen assisteren wij om alles kloppend te maken in het programma van de opdrachtgever.”
Van aanvraag tot locatiebezoek
De suggesties en het meedenken worden gewaardeerd, want Rosarium is een locatie met ontelbare mogelijkheden. Door een slimme indeling met flexibele wanden, is het mogelijk om de locatie op verschillende manieren in te richten voor veel soorten evenementen. Heb je een groot congres waarbij er gebruik gemaakt gaat worden van een plenaire zaal met subruimten? Geen probleem! Bij Rosarium kunnen alle ruimten met elkaar gecombineerd worden: ideaal voor bijvoorbeeld een groot supplier evenement waarbij de locatie omgetoverd kan worden in een beursvloer met 55 standhouders. Hierbij worden ook de ontvangstruimten restaurant Parker’s, Wijnbar & Parklounge betrokken.
“Onlangs vond er zo’n supplier event bij ons plaats. De opdrachtgever van dat evenement had nooit eerder een evenement georganiseerd en ze hadden geen idee wat er allemaal bij kwam kijken om dit evenement tot een groot succes te maken. Nadat we uitvoerig de wensen, behoeften en doelstelling hadden besproken, zijn wij een offerte gaan uitwerken. Direct daarna hebben wij de opdrachtgever uitgenodigd voor een locatiebezoek, waarbij wij de locatie precies zo hebben ingericht als het er tijdens de dag van het evenement uit zou komen te zien.”
“Bij binnenkomst wordt de opdrachtgever ontvangen met een welkomstdrankje en zijn de ruimten naar wens ingericht. De aankleding blijft standaard, maar we bespreken ter plekke de mogelijkheden hoe dit evenement uitgebreid kan worden met eigen branding. Onze creatieve Chef-kok presenteerde tijdens deze afspraak de culinaire hapjes die hij had bedacht. Omdat het hier om een internationaal gezelschap ging, hadden we een concept bedacht met verschillende gerechten uit Azië, Amerika en Europa, zodat er voldoende keuze en variatie was. Dat staat niet in ons standaard ‘Food Book’, maar is speciaal voor dit gezelschap samengesteld. Het was geheel naar wens en al onze ideeën zijn tot uitvoering gebracht. Tijdens het evenement zijn er gedurende de dag complimenten gegeven en de opdrachtgever wil ons zeker weer inzetten voor toekomstige boekingen!”
De wensen en behoeften van de gast aanvoelen
Een evenement van A tot Z bedenken is stap één, maar het daadwerkelijk tot uitvoering brengen is iets anders. Jordi van den Berg weet als Operations Manager bij Rosarium de verwachtingen waar te maken en vaak zelfs te overtreffen. Jarenlang werkte hij bij verschillende fine dining restaurants als Restaurant Bord’eau, La Rive en Ron Blaauw. Daar ontwikkelde hij een feilloze intuïtie voor de wensen en behoeften van de gast. Bij Rosarium leerde Jordi dit toe te passen voor grote groepen en in de evenementenbranche.
Vaak voelt Jordi precies wat de gasten nodig hebben. Dan zorgt hij dat hij klaar staat waar nodig. “Laatst organiseerde een IT-bedrijf een presentatie, met aansluitend een walking dinner. De gasten krijgen dan een 6 of 7 gangen menu gepresenteerd op side plates, wat in informele setting wordt genuttigd. Deze invulling voor catering is alleen niet geheel diner-vervangend. Ik zag dat de aanwezigen voornamelijk mannen waren die een goed vullend diner nodig hadden. Na een dag luisteren naar presentaties en veel informatie tot je nemen, heb je dat nodig. In de loop van de dag heb ik mijn voorstel besproken met de organisator en stelde voor: ‘Het is mooi weer, zullen we vanavond de barbecue aansteken?’ De opdrachtgever reageerde meteen enthousiast en vroeg of dat nog allemaal wel haalbaar was. Gelukkig is onze Chef-kok Mark-Jan creatief en kan in zulke gevallen snel schakelen.. Wij als Rosarium-team hebben één doel: de opdrachtgever ontzorgen, geruststellen en waar mogelijk de verwachtingen overtreffen. Daar hoort bij dat we ons flexibel opstellen als een evenement anders verloopt dan verwacht.”
Welke behoeften zijn er naar flexibiliteit en gastheerschap nog meer in de zakelijke markt?
“Ik merk dat de opdrachtgever het waardeert als de techniek feilloos functioneert. Opdrachtgevers zijn hiervoor bij Rosarium aan het goede adres! Falende techniek is een van de grootste angsten bij een zakelijk evenement. Je kunt veel zaken van tevoren bespreken, maar pas op het moment dat de sprekers arriveren met de eigen laptop, zie je of alles werkt. Rosarium biedt de service aan om presentatiedocumenten vooraf toe te sturen, zodat de presentatie en filmpjes vooraf worden getest door onze IT-specialist. Wij hebben de meeste – hoge kwaliteit – techniek zelf in huis, zodat we precies weten hoe de techniek werkt en we snel kunnen handelen als er extra techniek nodig is. Als organisator/ spreker – hoef je bij ons nooit bang te zijn dat er iets mis gaat met de techniek. Wanneer dat gewenst is, kunnen wij bij grote congressen een vaste technicus in de zaal aanwezig hebben, zodat alles op het juiste moment wordt aangestuurd’.
‘Ook waarderen opdrachtgevers het enorm als er wordt meegedacht op de dag zelf. Wij kunnen razend snel schakelen en komen met suggesties als we zien dat iets beter kan. Wanneer we zien dat de gasten behoeften hebben aan een rustige plek voor een conference call – bijvoorbeeld als er veel internationale gasten aanwezig die hun laptops hebben meegebracht – dan kijken wij of we een ruimte beschikbaar hebben en dan mogen ze die gebruiken. Bij een grotere opkomst van een partij zijn wij als locatie ook flexibel om te wisselen met ontvangst-lunch-breaks & borrel ruimtes. Als er relatief veel vrouwen aanwezig zijn dan bieden wij, uit ervaring, meer vegetarische suggesties aan. En bij internationale gezelschappen verplaatsen wij ons in de gasten en hun voorkeuren en creëert onze Chef-kok Mark-Jan graag een overheerlijke specialiteit. Inzien waar de wensen en behoeften liggen en direct reageren, daar zijn wij als Rosarium sterk in!’