Digitale Gastvrijheid: direct zekerheid over beschikbaarheid bij people@places

Wanneer je bij een evenementenlocatie naar binnen stapt voor een rondleiding, kennismaking of event word je met open armen ontvangen. Online is dat vaak anders. Je krijgt niet altijd een goed beeld van de ruimten, de sfeer, catering en de technische mogelijkheden. Gelukkig zijn er steeds meer locaties waar de grens tussen online en offline gastvrijheid aan het vervagen is. Waar je je meeting of event bijvoorbeeld online kunt boeken, waar je in een video of virtual tour de hele locatie online kunt zien of waar gewerkt wordt met geavanceerde eventapps die de klantreis verlengen. In deze serie zoomen we in op deze voorlopers op het gebied van digitale gastvrijheid. We spreken Erik Werners, Commercieel Manager bij people@places, over hun slimme online boekingssysteem. 

Via dit boekingssysteem heb je namelijk realtime inzicht in de beschikbaarheid van alle people@places locaties, zoals people@places Apeldoorn en Het Spaansche Hof. Wanneer jij een locatie vastlegt of in optie zet, weet je zeker dat de geselecteerde ruimte voor jou gereserveerd is. Dat maakt het hele proces een stuk relaxter. Want zeg nou zelf, het is toch ontzettend frustrerend als je een locatie zoekt en je moet wachten op een bevestiging van beschikbaarheid? “Mensen gaan dan verder zoeken. Vooral wanneer ze op korte termijn al een locatie nodig hebben, dan speelt de factor zekerheid een belangrijke rol”, vertelt Erik. “Op het moment dat je bij iedere klik inzicht kunt geven in de beschikbaarheid, maak je het voor gasten een stuk makkelijker. De details stemmen we nog wel af, als de locatie maar vaststaat. Dat is in de praktijk toch het belangrijkste, al wordt dat in de branche nog wel eens onderschat.”

people@places

De locaties van people@places vind je vooral in bedrijfsverzamelgebouwen door heel Nederland. Gebouwen die het wat minder moeten hebben van hun authentieke uitstraling, uitzonderingen daargelaten. “Hoe netjes een bedrijfsverzamelgebouw ook is, het is toch vaak een kantoor”, vertelt Erik. “Je moet daar de toevoeging van hospitality direct voelen zodra je binnenstapt. Door de receptiefunctie door te trekken in het bargebied bijvoorbeeld. Bij binnenkomst zie je al van alles gebeuren, je ruikt de verse koffie. Je wilt dat gasten vanaf het eerste moment optimale gastvrijheid ervaren.”

Bij de locaties van people@places betaal je alleen voor de dingen die je echt nodig hebt. “We laten overbodige zaken weg. Bij een hotel staan er bijvoorbeeld drie medewerkers achter de receptie. Die heb jij niet nodig tijdens je bezoek, maar je betaalt er wel voor. We keken kritisch naar zaken die niet primair nodig zijn en maakten die optioneel. We vinden dat optimale gastvrijheid betaalbaar moet zijn. Maak je geen gebruik van een beamer, dan betaal je er dus ook niet voor. Maar op het moment dat je dat wel wilt, of bijvoorbeeld aansluitend uitgebreid wilt dineren, dan regelen we dat tot in de puntjes. Optimale gastvrijheid, tegen een betaalbare prijs, zonder ingewikkelde voorwaarden”, licht Erik toe.

Eenvoudig boeken via het boekingssysteem

“Het boekingssysteem voor meetings en events bestaat nu zo’n drie jaar. Daarvoor werkten we al met een systeem voor flexkantoren en spreekkamers, maar dat is minder complex. Je praat dan over slechts één product en de vraag is het beschikbaar of niet? Bij events is het complexer, want je hebt meer nodig dan alleen een ruimte”, vertelt Erik. “Er is uitgebreid gekeken naar kaders en parameters, met het uitgangspunt om alles makkelijk en laagdrempelig te houden. Dit leidde tot een boekingssysteem waarin je met slechts 3 klikken een locatie kunt vastleggen en je voorkeuren kunt aangeven.”

Het boekingssysteem biedt uitkomst, maar wel altijd in combinatie met persoonlijk contact gedurende het hele proces. Eventorganisatoren bezoeken people@places bijvoorbeeld graag eerst even, voorafgaand aan de definitieve boeking. “Ook zijn er bij events vanzelfsprekend uiteenlopende details om af te stemmen. Onze medewerkers nemen naar aanleiding van een reservering via het systeem dan ook altijd contact op met de boeker en maken de reservering in het systeem helemaal compleet op basis van de klantwens. Uiteindelijk is een event niet succesvol door een goede stoel en een beamer die werkt, maar door het team dat er staat. Het is ook niet voor niets dan ‘people’ zo’n prominente plek heeft in onze merknaam”, vult Erik aan.

Een persoonlijke beheeromgeving

Het boekingssysteem geeft je niet alleen direct inzicht in beschikbaarheid, het biedt je ook andere mogelijkheden. In je eigen beheeromgeving pas je een boeking makkelijk aan. Bijvoorbeeld toch nog even gebruikmaken van een afsluitende lunch of borrel? Je hebt het in een paar klikken geregeld. Bij people@places krijgt de juiste persoon een update van je boeking, zodat alles achter de schermen ook gelijk geregeld kan worden. Wil je die fijne locatie van de vorige keer weer boeken? Je vindt ‘m makkelijk terug in je historie in je persoonlijke beheeromgeving. Maar er is meer, vertelt Erik: “Vaste gasten vinden in hun beheeromgeving ook de arrangementen die speciaal voor hen zijn samengesteld, dat maakt het doen van maatwerk boekingen nog gemakkelijker.”

Een goede voorbereiding, is het halve werk

Het boekingssysteem biedt ook de medewerkers van people@places voordelen. Zo maakt het systeem automatisch draaiboeken, waarin zaken als de zaalopstelling en dieetwensen beschreven staan. Dit wordt iedere ochtend automatisch naar de betreffende afdelingen gestuurd. “Dit dagoverzicht met de allerlaatste informatie werkt prettig”, aldus Erik. “Dat geldt ook voor het weekoverzicht dat door het systeem wordt verstrekt. Daar passen we de personeelsplanning bijvoorbeeld op aan en we doen de laatste checks ter voorbereiding op een boeking.”