Dick de Graaff (PTA): ‘De waarde van een locatie voor een evenement wordt nog wel eens onderschat.’

Onlangs ontving Dick op zijn locatie aan het IJ nog de Europese top tijdens het Jaarcongres van Dinalog, alwaar men sprak over de laatste trends, best practices, de nieuwste ontwikkelingen en innovaties op het gebied van logistiek en supply management. Vandaag geeft hij u een kijkje in zijn visie op de branche. Wat is zijn mooiste ervaring en welke wil hij juist graag uit zijn geheugen bannen? En welke tendens merkt hij op in evenementenlocatieland?

Waar kan de branche zichzelf nog in verbeteren?
“Waar we soms tegenaan lopen is dat opties erg lang blijven staan omdat opdrachtgevers veel shoppen. De locatie lijkt soms ondergeschikt aan de prijs. Terwijl een locatie juist als verlengstuk van de doelstelling van het evenement dient. Een locatie is niet zomaar een ruimte, de juiste locatie voegt zoveel toe aan het evenement. Dat wordt nog wel eens onderschat.”

Wat is uw voorbeeldlocatie?
“Deze ligt dicht bij huis. Het geheel is meer dan de som der delen en daarom zijn het Mövenpick hotel, Muziekgebouw aan ’t IJ, Bimhuis en Passenger Terminal Amsterdam een samenwerking aan het ontwikkelen die, na de RAI, de meeste vierkante evenementmeters in Amsterdam op zal leveren. De verschillende locaties hebben verschillende uitstralingen en mogelijkheden waardoor opdrachtgevers verrast worden. Inhoud en entourage versterken elkaar. Daarbij is de bereikbaarheid optimaal: op loopafstand van Amsterdam CS en de binnenstad, goede openbaar vervoer verbindingen, ruim voldoende parkeergelegenheid en dichtbij de ring A10.”

Welke ervaring wilt u het liefst zo snel mogelijk uit uw geheugen bannen?
“De meest spijtige ervaring voor PTA was een groots opgezet diner dat in de voorbereiding veel voeten in de aarde had. Veel offertes maken, rondleidingen geven, onderhandelen en leveranciers erbij betrekken, maar met als mooi resultaat een contract voor meerdere jaren. Na afloop van het evenement gaf de opdrachtgever niet thuis toen de laatste factuur betaald moest worden. Inmiddels waren wij benaderd door verschillende partijen (veelal ZZP-ers) die in de aanloop en tijdens het diner hard hadden meegewerkt maar nog geen factuur betaald hadden gekregen. Dat werd voor ons een principekwestie, want zo ga je niet om met hardwerkende zelfstandige professionals die zich vanwege kosten geen rechtsgang kunnen veroorloven. Ondanks het relatief kleine bedrag dat PTA nog tegoed had, heeft PTA een procedure aangespannen en op alle fronten gewonnen.”

En wat is juist uw mooiste ervaring?
“De mooiste evenementen kunnen klein of juist heel groot zijn. Persoonlijk vind ik het altijd spectaculaire ervaringen opleveren als het pand van PTA in haar waarde wordt gelaten. De terminal is transparant en door de hoogteverschillen en de prachtige lichtinval kunnen de mooiste evenementen gecreëerd worden. Een prachtig evenement dat me is bijgebleven, is het feest dat Event Department in 2006 voor YACHT in PTA organiseerde. Door de uitstekende samenwerking, optimaal gebruik van het pand, verrassende elementen en een samenwerking van de beste leveranciers, leverde het bureau een van de mooiste evenementen af, waarvoor zij terecht de Gouden Giraffe wonnen. Daarnaast was het evenement van Panasonic in 2009 een bijzondere in ons lijstje. De terminal was door Delta Travel onherkenbaar gemaakt met de nieuwste techniek. Ook is de jaarlijkse beurs ‘Realisme’ altijd weer een bijzonder periode in januari.”

Welke trends merkt u op in de branche?
“Wij merken dat partnering erg belangrijk wordt, niet alleen met vaste leveranciers maar ook met organisaties die nieuwe innovatieve producten of diensten aanbieden. Wij zijn daarom onder andere  een samenwerking aangegaan met Momice. Momice maakt het mogelijk voor opdrachtgevers om gratis een professionele mobiele website voor een evenement bij PTA te maken. Zo worden bezoekers op een leuke en duidelijke manier uitgenodigd, begeleid en enthousiast gemaakt via hun smartphone of tablet. Een dienst als deze geeft een evenement vanaf de eerste aankondiging een zeer verzorgde uitstraling en geeft evenementbezoekers alle informatie, op ieder moment, direct bij de hand. En het geeft de opdrachtgever een vermindering in de kosten voor een professionele website. Een samenwerking aangaan met andere locaties zien we ook een trend. Als PTA geen beschikbaarheid heeft vinden wij het service om verder te gaan dan de klant alleen ‘nee’ te verkopen, maar een direct alternatief aan te bieden.  Daarnaast zien we dat korte leadtijden nog steeds de boventoon voeren. Daar moeten we als evenementenlocatie niet aan voorbij gaan en op inspelen. “

Wat weet nog niemand van uw locatie?
“Bij PTA houden we van open en eerlijk, transparant net zoals onze prachtige locatie is dus ik vrees dat er niet veel is dat nog niet bekend is. Wel hebben we recentelijk de lobby vergroot, waardoor er nog meer ruimte ontstaan is voor bijvoorbeeld registratiebalies en garderobe. Op die manier is het mogelijk om de entree van het evenement nog grootser te maken.”

Wat zou u willen zeggen tegen opdrachtgevers?
“Kom langs. Opdrachtgevers zouden we willen vragen om de terminal te komen bekijken. De grootsheid en transparantie in combinatie met het daglicht en prachtige uitzicht moet je met eigen ogen zien. Daarbij kunnen we aan tafel gaan om de wensen van de opdrachtgever in kaart te brengen en een offerte op maat te maken.  We hebben veel ervaring en denken graag mee. Evenementen kosten veel geld, waarom dan niet wat tijd vrijmaken om de locatie te bezoeken en samen het tot een succes te maken?”