Discover the finest spaces
Delen

De weg naar een succesvolle locatiekeuze deel 3: stel de locatie op de proef

Heeft de locatie voldoende capaciteit, zijn de juiste technische voorzieningen aanwezig en is de locatie gunstig gelegen voor tenminste het merendeel van onze gasten? Toch vinden uiteindelijke locatiekeuzes vaak plaats op basis van het ‘onderbuikgevoel’, een locatie moet een goed gevoel geven. Deze positieve vibe is van groot belang voor het slagen van de voorbereidingen en het evenement zelf.

Locatiebezoek
De gouden tip is dan ook: plan altijd (!) eerst een locatiebezoek alvorens de locatie definitief te boeken. “Een bezichtiging vooraf is vooraf voor beiden partijen prettig”, aldus Linda Kerkhoven van Linda op Locatie (LOL), “hierdoor krijgen beide partijen een beter voorstellingsvermogen en daarvan profiteert iedereen gedurende het verdere traject.”

“Een persoonlijke ontmoeting bevordert de communicatie en maakt het contact informeler.”

 

Service en gevoel
Neem naast de praktische checklist ook de volgende checklist mee naar een eerste bezoek:
– Hoe is het gesteld met de gastvrijheid en service? Is er een hartelijk ontvangst? Wordt het bezoek en de bezichtiging van de ruimtes razendsnel afgehandeld of is er ruimte voor een goed gesprek en een kop koffie?
– Is de locatie voorbereid op uw bezoek? Is bijvoorbeeld de verwarming aangezet voor een aangename temperatuur?
– Geeft de locatie net dat beetje extra tijdens uw bezoek? Is er bijvoorbeeld mogelijkheid om direct kennis te maken (of zelfs iets te proeven) met de cateraar?
– Stel uzelf de vragen: wat doet de locatie met me? Welk gevoel roept het op en kan deze locatie ook echt van toegevoegde waarde zijn voor de bijeenkomst en deelnemers?
– Bezoek alle relevante ruimtes en ervaar of deze allen een positief gevoel geven. Blijven gasten overnachten, zorg dan ook dat u de hotelkamers van binnen heeft gezien. Vergeet ook de kleinste ruimtes niet, een toiletbezoek zegt heel veel over een locatie.

Surprise visit
Bovenstaande punten kunt u ook ‘undercover’ bij de locatie testen. Mits het soort locatie dit toestaat kunt u een verrassingsbezoek brengen om de locatie op bovenstaande punten op de proef te stellen. Heeft de locatie bijvoorbeeld zoetjes in de koffie en is het mogelijk om een glas water met een aspirientje te vragen? Ga onverwachts lunchen of bestel koffie met gebak en proef letterlijk de sfeer, gastvrijheid én de producten.

“Kijk goed rond, ervaar en proef de beleving van alle relevante ruimtes.”

 

Nog in de inventarisatiefase? Bekijk dan de checklist voor het maken van een shortlist.
Bekijk hier de praktische, checklist voor tijdens een bezoek aan de locatie.

Bron: Linda Kerkhoven, Linda op Locatie
Foto: Nhow Rotterdam, Fred Ernst

X

Mooie venue?

Meld je nu aan en ontvang elke week het laatste locatienieuws.

LAAT JE INSPIREREN

Laatste nieuws: LocatieFlash

Meld je aan voor onze LocatieFlash en mis nooit meer het laatste nieuws over nieuwe en gerestylede locaties.