De ideale locatie voor jouw event: veel of weinig prikkels?

Dat een locatie op verschillende manieren kan inspelen op je gevoel, dat mag duidelijk zijn. Klassiek of modern, hip of tijdloos, uitgesproken of neutraal, het zijn allemaal factoren die meewegen in het eindoordeel of een locatie past bij jouw event. Maar stel nou, alles voor het event is opgebouwd en nu blijkt de ruimte ineens toch niet zo te ‘voelen’ als gehoopt. Waarom past het ene event wel in deze locatie en het andere niet? We spreken met Govert Flint van Enrichers, een ontwerpbureau dat het doel heeft de omgeving te verrijken aan de hand van bevindingen in de neurowetenschappen.

Met de opkomst van de dienstverlening, de computer en het kantoorwezen spenderen wij – in tegenstelling tot onze vroege voorouders – het grootste gedeelte van ons leven binnen, achter de computer. We turen van negen tot vijf naar een scherm, zitten urenlang ongemakkelijk op onze bureaustoel en branden we onze ogen aan het flikkerende tl-licht. De vooruitgang van de samenleving gaat te snel voor de natuurlijke evolutie van de mensheid en ons brein is nog niet gewend aan al deze onnatuurlijke stimuli, stelt Govert Flint van Enrichers. Voor zijn revolutionaire kijk op de mens en zijn omgeving nam hij al verschillende prijzen in ontvangst. We vroegen Govert hoe je ruimte, specifiek voor meetings en events, kunt verrijken zodat mensen zich hier zo prettig mogelijk voelen. En als het goed is dus beter presteren.

De theorie in het kort

Goverts werk is gestoeld op wetenschappelijke bevindingen in de neurologie. We zullen in dit artikel de zware theorie achterwege laten, maar in het kort blijkt dat wij voortdurend informatie aan het verwerken zijn – zowel bewust als onbewust. Dat gebeurt in een vijftal verschillende hersengebieden: visueel (oriëntatie, dynamiek, beweging), cognitief (alles wat een leerproces heeft), motorisch (alles wat we waarnemen met spieren), somatosensorisch (prikkels die door de huid waargenomen worden zoals wind, zon, maar ook smaak door de tong) en bioritmen (de natuurlijke deining). Anno 2019 is het aantal prikkels dat we ontvangen zó hoog of zodanig onnatuurlijk, dat het brein overprikkeld raakt en niet optimaal functioneert.

Het idee van Enrichers is om ruimten zodanig in te richten, dat het aantal en het soort prikkels beter aansluit op de doelstellingen die behaald moeten worden. Neem bijvoorbeeld een vergaderruimte. “Vooropgesteld”, zegt Govert: “De perfecte vergaderruimte bestaat niet. Het ideale aantal stimuli is afhankelijk van het soort meeting. Idealiter zou je drie verschillende ruimten inrichten, die variëren van hoog tot laag prikkelend. Simpel gezegd kun je stellen dat voor werk dat niet heel uitdagend is voor het brein, een hoog prikkelende ruimte zorgt voor een prettig gevoel. Dus met een muziekje op de achtergrond, een voorspelbaar bewegend object (want die visuele informatieverwerking vinden we fijn) in de ruimte, misschien een stoel met een bodem van water, zoals een waterbed (motorisch, voor de spierwaarneming). Of een tafel met flapjes eraan, omdat mensen nu eenmaal graag ergens aan frommelen. Maar organiseer je een meeting waarbij het werk zeer uitdagend is voor het brein, en moet de focus optimaal zijn, dan moet je het aantal prikkels verminderen. Het gaat erom de optimale balans te vinden.”

Het ideale aantal prikkels

Het idee dat Govert hierboven omschrijft, kunnen we doortrekken voor verschillende typen meetings en events. “Organiseer je een inhoudelijk event zoals een lezing, dan moet je het aantal prikkels laag houden, niet alleen in de ruimte maar ook in het programma. Vraag niet vijf sprekers, maar houd het bij een enkele. Laat het event plaatsvinden in een rustige ruimte met weinig prikkels. En introduceer tijdens het event niet teveel nieuwe informatie, ook niet nadat de lezing voorbij is. Het brein heeft tijd nodig om de nieuwe informatie te verwerken. Als het tegelijkertijd meerdere prikkels moet verwerken, gaat dat ten koste van het vermogen om de juiste informatie te onthouden. Houd dit na de lezing ook vast in andere ruimten om het relatief zware programma makkelijker te verwerken te maken.”

In tegenstelling tot bij een zwaar inhoudelijk event, is het voor een receptie juist verstandig om een locatie met veel prikkels te kiezen. “Soms heeft zo’n receptie een wat saai karakter. Door het brein met meerdere stimuli te confronteren, bevorder je het welzijn van de aanwezigen. Kies een ruimte die inspirerend is, bijvoorbeeld door kunst op te hangen, muziek af te spelen of beweging en dynamiek te laten zien. Dan geef je mensen aanleiding om met elkaar te gaan praten, wat cognitief stimulerend is.”

Locatietypen

We zien dat sommige locaties in populariteit winnen, terwijl andere juist op minder belangstelling kunnen rekenen. Zo zijn industriële locaties vandaag de dag het meest in trek bij de organisator van evenementen. Maar kunnen we stellen dat de ene locatiesoort zich qua gevoel beter leent voor bepaalde events dan de andere? Govert denkt van niet. “Ik denk in ieder geval niet in typologie, maar meer in de kenmerken. Kijk bijvoorbeeld naar een kasteel. Zo’n locatie heeft vaak een slotgracht met water. Kabbelend water is beweging en geluid en dat zijn natuurlijke stimuli, daar voelen mensen zich prettig bij. Een kasteel heeft ook historie, en dat stelt het cognitieve gedeelte van ons brein in het werk. Er zijn veel natuurlijke stimuli voor te stellen bij een kasteel, wat zorgt voor rust en focus. In een moderne locatie zijn de prikkels doorgaans onnatuurlijker en meer aanwezig, wat inspirerend kan zijn, maar in bepaalde gevallen ook kan zorgen voor minder goede focus.”

Bioritmen

Ook licht beïnvloedt ons gevoel meer dan je zou denken. Dat is een gevolg van het bioritme van de mens. Overdag, wanneer het licht is, maken wij minder melatonine aan dan ’s nachts, wanneer het donker is. Melatonine is een hormoon dat de slaapcyclus van de mens controleert. Veel onnatuurlijk licht kan de aanmaak van dat hormoon verstoren. Govert: “Het is dus belangrijk om bij het inrichten van een ruimte rekening te houden met het licht. Grote ramen die veel daglicht binnen laten zijn het best, dan volg je gewoon de natuurlijke deining van de dag en zijn mensen energiek. Is die mogelijkheid er niet, dan simuleert blauw licht het best natuurlijk daglicht. ’s Avonds wil je echter juist geen blauw licht hebben, want dan blijft het energieniveau te lang hoog en kunnen mensen ’s avonds niet slapen. Vooral bij internationale congressen zou je hier goed op moeten letten, omdat mensen uit verschillende tijdzones verschillende bioritmen hebben.”

Zo liggen er op het snijvlak tussen wetenschap en interieurinrichting veel kansen om de omgeving te verrijken. Ruimten moeten volgens Govert beter aansluiten op wat er in die ruimte gebeurt, zodat we niet alleen prettiger leven, maar ook het beste uit onszelf kunnen halen.