De conceptmatige, persoonlijke touch van eventcatering
Het zijn de kleine dingen, de details en de persoonlijke aandacht die een culinaire invulling van een evenement onderscheidend maken. ‘Ons motto is dan ook niet klaarzetten en uitvoeren, maar klaarstaan en verrassen’, aldus Lisette de Jong, ‘a matter of TASTE’.
‘Ieder voorstel is maatwerk, dus wij raden opdrachtgevers aan om ook ons, de cateraar, bij het begintraject te betrekken. Vaak wordt onderschat dat wij een meerwaarde kunnen zijn bij een evenement. Door vroegtijdig mee te denken ontstaan de mooiste ideeën, welke aansluiten op de doelgroepen en de doelstelling van het evenement. Wij denken mee in het totaalconcept, maar ook in details die het onderscheid maken.
Openheid
Het is dan ook belangrijk dat opdrachtgevers ook de cateraars openheid geven over het budget. ‘Als opdrachtgever wilt u niet een voorstel lezen waar u helemaal enthousiast van wordt om vervolgens tot de conclusie te komen dat dit niet binnen uw kostenbegroting past. Door openheid te geven kan de cateraar rekening houden met het budget zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit. Door kleine, relatief minder kostbare, details toe te voegen kunt u een evenement net die extra touch geven waardoor de beleving uniek is.’
‘Een recent voorbeeld is een diner bij een opdrachtgever in de eigen tuin, waarbij we op de borden knalgroene appels plaatsten voorzien van een persoonlijke boodschap. Iets kleins, maar de reacties hierop zijn groots.’
Het prikkelen van zintuigen
Oog voor detail, het is een ontwikkeling die ‘a matter of TASTE’ ook bij opdrachtgevers constateert. ‘Naast oog voor detail is er ook weer meer budget. De financiële crisis hebben we achter ons gelaten en er is weer meer vraag naar totaalconcepten die een evenement versterken. Cateraars gaan steeds meer conceptmatig werken als gevolg van deze ontwikkeling. We werken meer samen met derde partijen, bijvoorbeeld op het gebied van meubilair of techniek maar ook bijvoorbeeld de inzet van modellen als aanvulling op onze eigen kwalitatieve service. Onlangs hebben we een evenement georganiseerd met als thema ‘Tickle your senses’. Eén van onze mannelijke medewerkers serveerde oesters vanaf een steigerhouten plank, terwijl hij werd vergezeld door een volledig gestyled model dat met een schelp met zeegeluiden de andere zintuigen van de gasten prikkelde.’
Flexibiliteit
Tegenover meer budget en meer oog voor detail staat de ontwikkeling dat de leadtijden steeds korter worden en opdrachtgevers laat beslissen. Een flexibele opstelling van de cateraar is dan vereist. ‘De drie interne partijen: sales, operationeel en de chefkok gaan in geval van late beslissingen samen zitten om te bespreken hoe in de korte tijd alsnog een product kan worden neergezet waar zowel de opdrachtgever als wij zelf tevreden over zijn.’ Op deze flexibiliteit van ‘a matter of taste’ wordt eveneens een beroep gedaan wanneer een reeds geboekte partij geannuleerd word. ‘In één keer zie je je omzet naar beneden gaan. Dit lossen we dan op door meer last-minute aanvragen aan te nemen.’
Gastenaantallen in kaart
Waar opdrachtgevers vaak niet volledig van op de hoogte zijn, zijn de gevolgen van het niet goed in kaart hebben van het aantal gasten dat verwacht wordt. Niet zonder reden vragen cateraars exacte gastenaantallen daags voor het evenement door te geven. ‘Als er onverwacht honderd personen meer op het evenement aanwezig zijn, is het voor ons als cateraar taak om er voor te zorgen dat iedere gast alsnog het gewenste aantal hapjes krijgt. Samen met de chef wordt besproken hoe we last minute alsnog kunnen zorgen voor voldoende hapjes. Er is altijd wel een oplossing te vinden, maar het is belangrijk dat er vooraf goede afspraken gemaakt worden zodat de opdrachtgever op tijd de aantallen in kaart heeft.’
‘De cateraar moet op de hoogte zijn van de ins en outs van een locatie. Logistiek en locatie gaan hand in hand’
Do’s
– Geef de cateraar een duidelijke, inhoudelijke briefing, zo ontvang je de meest heldere offerte;
– Geef openheid over het budget.
Don’ts
– Vraag niet teveel offertes aan, beperk het aantal cateraars voor een pitch tot maximaal twee of drie;
– Geen opvolging geven aan opties die geplaatst worden. Operationele afdelingen houden dan nog rekening met het evenement.
Tips
– Betrek een cateraar al vanaf het beginstadium bij het evenement, de cateraar zal vanaf het begin een toegevoegde waarde zijn;
– Kies de locatie zorgvuldig, deze moet aansluiten bij het evenement. Dit versterkt elkaar. Zie de locatie als een verlengstuk van uw evenement;
– Zoek partners en samenwerkingen voor langere termijn, dit biedt uiteindelijk alleen maar voordelen op, omdat u dan al aan een half woord genoeg heeft.
‘a matter of TASTE’
Herenmarkt 99
1013 EC Amsterdam
026 625 7528
www.taste.nl
info@taste.nl
