Jaarbeurs: “Dankzij onze jarenlange ervaring, begeleiden we je van a tot z”

Lieke Smits-Martens en Fleur van den Berg zijn account- en eventmanager bij de congreslocaties en het vergadercentrum van Jaarbeurs. Zij staan organisatoren bij om samen een succesvol evenement neer te zetten. Een ideaal koppel dus om eens aan het woord te laten in de rubriek ‘Locatiehouder aan het woord’.

De afgelopen twee jaar heeft Koninklijke Jaarbeurs de prijs gewonnen voor beste congreslocatie van Nederland. Echter, niet iedereen is zich ervan bewust dat de Utrechtse evenementenlocatie ook tal van congressen en kleinschalige evenementen faciliteert en organiseert: van een productlancering en een vergadering tot een seminar. Daarnaast neemt Jaarbeurs met haar persoonlijke aanpak haar klanten van a tot z mee in de wereld van organiseren. 

Jaarbeurs

Fleur vertelt wat er voor haar zo bijzonder is aan het werken bij het congrescentrum van Jaarbeurs. “Allereerst is het natuurlijk een innovatieve op de toekomst gerichte locatie met verschillende gebieden. We bieden in totaal vier exclusieve congrescentra aan. Ieder met minstens één grote plenaire zaal, een ruime foyer en een aantal sub-zalen in verschillende groottes. In Media Plaza kunnen we maximaal 650 gasten kwijt in de plenaire zaal met daaromheen nog acht sessieruimtes. Zeer geschikt dus voor de grotere dagcongressen waarbij vaak behoefte is aan een plenaire opening en afsluiting. Met tussendoor bijvoorbeeld workshops waarbij de groep verdeeld wordt over de verschillende sub-ruimtes. Supernova heeft een plenaire zaal voor 440 personen met daaromheen ook nog diverse ruime sub-zalen.”

Altijd een geschikte ruimte beschikbaar

Dan is er nog het Auditoriumgebied met een kleurrijke zaal voor 200 personen en 10 unieke sessieruimtes. En het prachtige Beatrix Theater, geschikt voor wel 1500 man. Fleur vervolgt: “Afhankelijk van de groepsgrootte is er dus altijd een geschikte ruimte beschikbaar. Dat is meteen ons tweede ‘unique selling point’: voor iedere aanvraag kunnen we wel een geschikte plek vinden die zowel bij de benodigde capaciteit als bij de gewenste sfeer past. Onze zalen zijn ook allemaal flexibel in te delen. We kunnen dus echt kijken naar de wensen van de opdrachtgever en de zalen zo inrichten dat het past bij wat ze die dag willen neerzetten. Een ander groot voordeel van Jaarbeurs is natuurlijk de uitstekende bereikbaarheid. Lieke en Fleur daarover: “We liggen echt op loopafstand van Utrecht Centraal Station.”

Lieke vertelt dat vergadercentrum MeetUp een wat kleinere locatie is. “Wij kunnen hier groepen ontvangen van 2 tot 240 personen. In totaal hebben wij dertig vergaderzalen verdeeld over vier etages, waaronder een aantal schakelzalen. Dit zijn kleinere zalen waarvan we één grotere zaal van kunnen maken. We hebben zaaltypes van ‘A’ tot en met ‘F’, waarbij ’A’ de kleinste zalen zijn een ‘F’ de grootste zaal is. MeetUp biedt dus voor iedere groep wat wils. Wij ontvangen hier veel mensen die bijvoorbeeld een training krijgen of een workshop volgen. Veelal vanuit de overheid, het bankwezen en de zorg. Maar we hebben ook wel eens een congres met ongeveer 200 gasten die dan ook de sub-zalen erbij nemen.” 

Het organiseren makkelijker maken

“Door het brede locatie-aanbod en de ruim 105 jaar ervaring van ons bedrijf werken we graag vanuit een persoonlijke, full service mentaliteit,” aldus Lieke. Fleur vult aan: “Juist doordat we zoveel ervaring hebben kunnen we onze opdrachtgevers van A tot Z begeleiden. Mochten ze dat nodig hebben. We vragen naar hun doel en denken proactief mee in hoe dat het beste kunnen bereiken. We kunnen echt handige tips delen om het organiseren makkelijker te maken en je evenement nét dat stapje verder te brengen.”

Een-tweetje is zo gemaakt

Schakelen tussen de verschillende locaties is bij de Jaarbeurs geen probleem volgens Lieke en Fleur. “We zitten natuurlijk allemaal onder dezelfde paraplu. Dus als een opdrachtgever toch opeens meer gasten wil ontvangen of juist minder, dan is een een-tweetje zo gemaakt en een andere locatie zo gevonden.”

Duurzaamste van Europa

Ook bijzonder: Jaarbeurs heeft qua duurzaamheid de afgelopen drie jaar een hele grote slag geslagen. “We hebben de ambitie om de meest duurzame  evenementenlocatie van Europa te worden en daarvoor zijn we al goed op weg.  Je ziet dat bijvoorbeeld terug in het cateringaanbod van ons congres- en vergadercentrum. Op dit moment bieden we bijvoorbeeld al voor 90 procent vegetarische catering aan en werken we met duurzame leveranciers.”

Verder wordt er intensief samengewerkt met de stichting ‘Trees for All’. “Voor elke boeking die bij ons plaatsvindt, wordt er een boom geplant. Organisatoren hebben ook de mogelijkheid om meerdere bomen te laten planten. Dus ze kunnen zo’n boom ook cadeau doen aan sprekers of andere belangrijke gasten. Op het gebied van afvalverwerking doen wij veel achter de schermen om zo min mogelijk afval de produceren en kiezen wij voor echt servies in plaats van ‘disposable cups’. Mensen krijgen dus weer gewoon een ouderwets kopje koffie.”