Discover the finest spaces
Delen

Cuno Groenewoud (Evoluon Eindhoven): ‘De diversiteit aan locaties is heel inspirerend’

Als managementlid van de Philips Heritage Group is hij mede eindverantwoordelijk voor maar liefst vier bijzondere Philipslocaties: Evoluon Eindhoven, Groenendael Hotel & Conferentiecentrum, Philips Museum & Huize de Laak. Cuno Groenewoud, Business Development Manager bij  Evoluon Eindhoven neemt aan de vooravond van het Jong Management Congres, dat met het thema ‘the Butterfly Effect’ dit weekend 400 gasten een dynamisch programma –inclusief innovatieve projectie en lichtshow- een galadiner en een zondagochtend programma biedt, de tijd om zijn blik op de branche te werpen.

Waar ergert u zich het meest aan in deze branche?
“Ergeren is een groot woord, er zijn zaken die ik liever anders zou zien maar het heeft niet zoveel nut om me daarover op te winden. Het is zaak om goed te acteren op bewegingen van de markt, je niet te laten leiden door gedrag, vooroordelen of persoonlijke voorkeur en goed te luisteren om de kernvraag en wens van de opdrachtgever te achterhalen en deze te vervullen.

Wat is uw ‘voorbeeldlocatie’?        
“Er zijn veel goede en verrassende locaties in Nederland. Groot en klein. Er is niet één locatie die daar bovenuit steekt. Sommige locaties blinken uit in faciliteiten of ligging, andere in kwalitatieve service of innovatiekracht.  Die diversiteit is heel inspirerend, overal waar ik kom zijn ideeën op te doen om ons eigen product en service te verbeteren.”

 

 

 

 

 

Geeft u opdrachtgevers via uw website inzicht in de kosten?
 “Ja, voor bijeenkomsten tot 200 personen hebben we een online boekingstool ontwikkeld. In 3 gemakkelijke stappen heeft de boeker direct een eenvoudig investeringsoverzicht. Vervolgens kunnen zij met één druk op de knop deze offerte aanvragen en een optie plaatsen. (Voor deze online boekers bieden we zelfs een 20% voordeel als zij via deze weg een aanvraag doen.) Hiermee komen we tegemoet aan de wensen van de hedendaagse boeker om snel, gemakkelijk en transparant een bijeenkomst te organiseren.”

Waarom is deze tool er alleen voor bijeenkomsten tot 200 personen?
“We hebben er bewust voor gekozen om dit voor grote congressen en evenementen ( tot 1200 personen) niet te doen. Zeker bij een special venue als het Evoluon is het belangrijk om samen in gesprek te gaan over de doelstelling en opzet van het evenement en je niet te laten leiden door kale prijzen. Vervolgens maken we samen met de opdrachtgever keuzes om het evenement zo goed mogelijk vorm te geven. Hierdoor kunnen we ook een heldere en realistische begroting voor de opdrachtgever opstellen. Hier is de opdrachtgever uiteindelijk het beste mee geholpen. Dat betekent dat zowel opdrachtgever als locatie open met elkaar informatie moeten delen. Het is belangrijk om als gelijkwaardige partners op te trekken naar het gezamenlijke doel: een succesvol evenement neerzetten.”

De offerte-deadline
“We leven in een tijd waarin we de opdrachtgever de gevraagde informatie snel  inzichtelijk wil hebben. In veel gevallen ontvangt onze opdrachtgever binnen 24 uur een samenwerkingsvoorstel. Indien er sprake is van veel maatwerk, inschakelen van externe suppliers of meer complexe logistiek dan spreken we samen met de klant een deadline af. Uiteraard kun je op basis van ervaring ook rekenen met stelposten.  Het verschilt dus per opdrachtgever en heldere communicatie hierover is van belang.”

 

 

“Met een objectieve beoordeling praat je automatisch over de authenticiteit en transparantie van een organisatie of merk. : durf ook minder goede ervaringen te delen”

 

 

 

 

 

De kracht van objectieve beoordelingen
“We zijn ons ervan bewust dat opdrachtgevers graag eerdere ervaringen wil lezen. Wij werken al jaren met de NPS-methodiek (Net Promotor Score) om ervaringen van opdrachtgevers in kaart te brengen. Wel delen we de ervaringen van onze opdrachtgevers en gasten nog veel te weinig. Daar kunnen we ons nog verbeteren. Overigens worden vooral succesverhalen gebruikt bij referenties. Logisch, want locaties willen zich van hun beste kant laten zien maar als het gaat om een meer objectieve beoordeling praat je automatisch over de authenticiteit en transparantie van een organisatie of merk. Dit betekent dat je niet alleen goede maar ook minder goede ervaringen durft te delen. Dat voelt snel oncomfortabel. Ik weet niet of onze branche daarvoor klaar is en of het lanceren van een beoordelingsplatform dit versnelt. Wij hopen niet verrast te worden door negatieve kritiek op externe beoordelingssystematieken maar dat onze opdrachtgevers de ruimte ervaren om hun eerlijke mening direct met ons te delen.”

De beste versus slechtste ervaring
“Één van de meest verrassende ervaringen ‘in eigen huis’ was een audiovisuele performance op de dakstructuur van het Evoluon tijdens TEDx Brainport 2012:

 

 

 

 

 

“Een slechte ervaring heeft voor mij vaak te maken met te weinig aandacht voor de gast. Ik ben wel eens op een bijeenkomst geweest waar ik persoonlijk voor werd uitgenodigd. Na enig aandringen heb ik me aangemeld. Leuk die persoonlijke aandacht maar dat schept ook verwachtingen. Bij binnenkomst was er echter niemand die me welkom heette, vervolgens mocht ik zelf op zoek naar een drankje in een kale ruimte. Dat is dan je eerste indruk van die organisatie. Die staat dan meteen 10 punten achter. Het is een voorbeeld van een klein detail dat grote invloed op de gastervaring heeft.”

Welke tendens ziet u in de vraag naar locaties?
“Wij merken het afgelopen jaar weer een toename van grotere boekingen op korte termijn. Hierdoor moet je maximaal flexibel zijn en kort op de bal kunnen spelen. We hebben helaas ook gezien dat sommige organisatoren moeite hebben om voldoende deelnemers te werven voor hun congres of evenement. Deze bijeenkomsten worden daardoor op korte termijn kleiner met als gevolg dat je concessies moet doen ten aanzien van de (budgettaire) invulling van het event.  Mensen hebben tegenwoordig weinig tijd en willen vooraf weten wat de meerwaarde is als men een congres bijwoont. Je merkt daardoor een groei van niche events met een sterke focus op inhoud, dit ten koste van grootse presentaties en shows. Deelnemers willen graag kleine sessies bijwonen aangevuld met waardevolle netwerkmomenten.”

 

 

“Durf te vragen, professionele suppliers denken graag mee”

 

 

 

 

 

Wat weet nog niemand van uw locatie?
“Dat de koepel van het Evoluon organisatoren uitdaagt om hun creativiteit de vrije loop te laten. Tijdens site visits merken we dat daarbij de meest verrassende ideeën naar boven komen. Blijft leuk om te zien.”

Wat zou u willen zeggen tegen opdrachtgevers?
“Betrek tijdig alle suppliers die aan uw evenement bijdragen. Maak ze duidelijk wat de doelstelling en de context van het evenement is en wees daarbij transparant en open. Het delen van beschikbare werkbudgetten is hierbij ook van belang. Professionele suppliers denken altijd graag mee over slimme en creatieve oplossingen die het resultaat van uw evenement ten goede komen. Ze beschikken over veel ervaring, doe daar uw voordeel mee. Durf te vragen!”

 

X

Mooie venue?

Meld je nu aan en ontvang elke week het laatste locatienieuws.

LAAT JE INSPIREREN

Laatste nieuws: LocatieFlash

Meld je aan voor onze LocatieFlash en mis nooit meer het laatste nieuws over nieuwe en gerestylede locaties.