Congresseren op het water? Varende locaties als special event venue
Een varende locatie is een mooi alternatief voor een ‘vaste’ accommodatie. Welke mogelijkheden zijn er en waar moet u op letten bij het boeken van een partyschip, traditioneel zeilschip of een rondvaartboot?
Partyschip of zeilboot?
Naast de alom bekende in te huren partyschepen, die volledig ingericht zijn om evenementen en feesten te faciliteren, zijn er nog enkele andere categorieën schepen die voor een evenement in te zetten zijn.
Logiesschepen op de binnenwateren
Deze schepen zijn bijvoorbeeld prima inzetbaar voor bedrijfsfeesten waarbij een feestruimte, eetgelegenheid en slaaphutten gewenst zijn. Let er bij deze schepen wel op, dat deze in het toeristenseizoen beperkt beschikbaar zijn. Ook tijdens drukke beursperiodes zijn deze schepen schaars, aangezien ze dan vaak als drijvende hotels worden ingezet voor extra hotelcapaciteit.
Ferries en veerboten
Vanwege de grote omvang van deze schepen zal het weinig voorkomen dat een ferry volledig voor één groep wordt ingezet. U dient er dus rekening mee te houden dat u de boot mogelijk met andere gezelschappen zal delen. De maatschappijen zijn daar tegenwoordig goed op ingespeeld door gescheiden ruimtes aan te bieden en een goede afhandeling te garanderen. De nieuwere schepen zijn voorzien van riante vergaderaccommodaties met bijbehorende cateringruimtes. Eten aan boord is vaak van uitstekende kwaliteit.
Vaart men buiten de nationale wateren, dan vormt de mogelijkheid om ‘tax free’ te winkelen voor een extra aantrekkelijkheid, evenals het vrijwel overal aanwezige casino.
Traditionele zeilschepen
Veel traditionele zeilschepen kunt u, inclusief bemanning –die u zelf al dan niet een handje helpt- exclusief af te huren. Van luxe, ranke zeiljachten, tot Friese vrachtvaarder. Wilt u de wildere wateren bevaren, of bij slecht weer en hoge zeegang een toch van Ijmuiden naar Scheveningen varen, dan moet u er wel rekening mee houden dat uw gasten zeebenen hebben en een dito maag. Vaak ontbreekt op een traditioneel zeilschip uitgebreide keukenfaciliteiten. De logiesmogelijkheden zij wisselend, van luxe suites met gouden kranen tot eenvoudige verblijven.
Rondvaartboten
Rondvaartboten zijn een goed alternatief voor het vervoer van groepen In Amsterdam tijdens de spits vergt het vervoer over het water zelfs minder tijd dan over de weg. Let er wel op dat rederijen niet altijd hun schepen verhuren voor groepen en evenementen, vaak zijn de schepen in het toeristenseizoen gereserveerd voor reguliere diensten en zijn eventuele mogelijkheden voor groepsvervoer ver vooruit vergeven.
De voordelen
Een groot voordeel voor het inzetten van een (party)schip is dat u niet afhankelijk bent van de topografische ligging. Heeft uw (zakelijke) evenement bezoekers vanuit het hele land, dan kan een partyschip vaak op meerdere plekken aanmeren om uw bezoekers aan boord te laten gaan. U heeft één mobiele locatie ter beschikking in plaats van –bijvoorbeeld- diverse locaties in meerdere regio’s. Dit geeft tijdwinst (op- en afbouw), sluit risico’s uit (geen onvoorziene omstandigheden als bijvoorbeeld verkeersproblemen of bij de inzet van diverse locaties) en garandeert uniformiteit. Bovendien kunt u in de meeste gevallen het schip middels vlaggen en spandoeken branden.
Daar tegenover staat dat wanneer u kiest voor een schip als evenementenlocatie, dat uw gasten ‘gedwongen’ worden om het hele evenement bij te wonen, zij kunnen niet later komen of eerder vertrekken.
De kosten
Het inhuren van een schip als locatie neemt vaak pittige kosten met zich mee. De prijs is opgebouwd uit het aantal vaaruren van en naar de gewenste ligplaats(en), het aantal vaaruren tijdens het evenement, de gewenste voorzieningen en het seizoen. Daartegenover staat dat de catering aan boord in de meeste gevallen goedkoper is dan aan wal.
Bron: Nicoline van Straten, The Live House, Pienenevelien.nl
Foto 1: OceanDIVA
Foto 2: ss Rotterdam
