Discover the finest spaces
Delen

Bilderberg: De locatie als belangrijkste factor voor succes

Bilderberg zet grote stappen om de onderscheidende factoren van haar locaties meer te benadrukken. Naast een vernieuwing van de hotelkamers, restaurants en meeting-ruimtes, werden er ruim dertig nieuwe meeting scenario’s ontwikkeld om inspirerende, nieuwe vormen van bijeenkomsten aan te kunnen bieden. Wat is de visie hierachter en hoe komt dat concreet tot uiting bij je meetings en events bij Bilderberg? Wij spreken met commercieel directeur Arlette Gilbert, die haar inzichten deelt op de ontwikkeling van locaties. En Marieke Schut laat zien hoe dit in de praktijk tot uiting komt bij Bilderberg Hotel ’t Speulderbos.

Natuurlijk, iedere locatie is bijzonder – of claimt dat te zijn. Maar je ziet niet vaak dat dit principe zo sterk wordt uitgewerkt als bij Bilderberg. Bij de hotelketen is geen enkele locatie ‘copy-paste’. De hotels bieden allemaal dezelfde kwaliteit, maar zijn verder uniek. Ook voor zaken als meetings en events heeft iedere locatie de eigen sterke punten, die tot uiting komen in voor die locatie specifieke mogelijkheden.

Arlette Gilbert, commercieel directeur bij Bilderberg, onderkent die unieke eigenschappen – noem ze het DNA – van de 17 Bilderberg locaties als eerste. “Dat de keuze van de locatie daarbij belangrijk is, begrijpen de organisatoren van meetings wel. Zaken als ligging, faciliteiten, kwaliteit van eten en de mate van service spelen een belangrijke rol. Maar uiteindelijk zijn dit randvoorwaarden. Belangrijker is het om te bedenken: wat voegt de locatie toe aan mijn bijeenkomst? Biedt het me inspiratie, past het bij wat ik over wil brengen? De unieke aspecten van een locatie en de inspiratie die ze bieden is misschien nog wel de belangrijkste factor voor een succesvolle bijeenkomst.”

Bilderberg Speulderbos
Hotel ’t Speulderbos ligt bij het groene plaatsje Garderen, midden in de bossen op de Veluwe.

Hotel ’t Speulderbos

Bilderberg nodigt ons uit om zelf te komen kijken hoe deze visie concreet wordt uitgewerkt, in Hotel ’t Speulderbos. Deze locatie ligt bij het groene plaatsje Garderen, midden in de bossen op de Veluwe. Hotel ’t Speulderbos is een populaire locatie voor teamdagen, personeelsfeesten en evenementen; vanwege de 25 vergaderruimtes, de grote theaterzaal en het uitgestrekte bosgebied in de omgeving. Met het oog op de aanwezige mogelijkheden en voorzieningen werd besloten om in deze locatie de focus te leggen op ‘creativiteit’ en ‘verwondering’. En dat blijkt al meteen als we bij de entree welkom worden geheten met de tekst: ‘Welkom GreaterVenues!’. Achterop een klassiek Italiaans Piaggo’tje, waarvan de laadbak is vervangen door een barbecue, staat een ontvangstbuffet klaar met verse koffie en lekkernijen.

“Dat is om mee te nemen naar buiten”, legt Marieke Schut uit, die ons door de locatie zal leiden. Want onze tour begint in het bos. Marieke schenkt koffie in twee bekertjes en verruilt haar schoenen voor een paar glimmende laarzen. Nieuwsgierig volgen we haar naar buiten, door een houten hek, een zandpad op dat het bos in kronkelt. “We zetten vaak een route uit voor groepen om tijdens de lunch te gaan wandelen. In plaats van een zittende lunch krijgt iedereen een broodje mee. Dat is een heerlijk moment, tussen de vergaderingen door.”

Midden in de natuur vergaderen

Na een korte wandeling bereiken we een open plek in het bos; een kleine zandvlakte met rondom vijftien boomstammen, met kussentjes om op te zitten. “Als het maar enigszins mooi weer is, proberen we groepen mee te nemen naar buiten. We zetten de Piaggo hier neer, met drankjes en picknickmanden voor een lunch, of je kunt hier een vergadering houden; als je dat wilt kunnen we hier zelfs een flipover naartoe brengen. Of we regelen dat de boswachter je ophaalt voor een wandeling verder het bos in. We mogen van zonsopkomst tot zonsondergang in het bos komen. Bij Hotel De Buunderkamp en Hotel Wolfheze kunnen gasten ook ’s nachts het bos in en kan je zelfs ’s nachts vergaderen rond een kampvuur of barbecueën midden in de natuur.”

Het buitengevoel wordt serieus genomen bij Hotel ’t Speulderbos. In de nieuwe Whiteboard Room, binnen in het hotel, wordt een goede poging gedaan om dat gevoel van buiten na te bootsen. De ruimte werd door Fatboy ingericht en kreeg een grasmat op de vloer, een lange, beschrijfbare, whiteboard-wand, en vijftien ‘zitplaatsen’ – dat is de enige gemene deler die je erop kunt loslaten. Afwisselend staan er zitzakken, schommelstoelen, opblaasfauteuils en krukjes van bij elkaar gebonden kussens…

Aanwinst

“Kies maar een plek”, lacht Marieke. Na enige aarzeling nemen we plaats op de schommelstoel: comfortabel, maar toch met een twist. “Vaak kom ik ’s ochtends even kijken of de ruimte bevalt bij de boeker. Dan hoor ik regelmatig: ‘het was eerst wel even slikken hoor! Maar nu ik hier zit, kan ik me eigenlijk niet voorstellen dat ik ergens anders in zou zitten.’”

Het doel van deze ruimte is om creativiteit op te wekken. Dat gebeurt aan de hand van het kleurgebruik, het ‘anders-dan-anders’ zitmeubilair, de grasmat en natuurlijk de grote whiteboard-wand, waardoor je hier sneller met de handen aan de slag gaat dan met een beeldscherm. “Het is natuurlijk niet voor iedere bijeenkomst, want het moet wel passen bij het doel van je dag. Als je een bijeenkomst hebt met het thema ‘verandering’, of een nieuwe strategie wilt bespreken, dan is deze ruimte heel passend. Deze ruimte is ingericht om mensen op andere ideeën te brengen. Natuurlijk hebben we ook nog 25 andere ruimtes, met een ‘normale’ setting. Maar voor trainers en opdrachtgevers die een keer iets anders willen, is dit echt een aanwinst!”

Bij Hotel De Buunderkamp en Hotel Wolfheze kun je ’s nachts vergaderen rond een kampvuur of barbecueën midden in de natuur.

Gamba’s met chocolade

Bij ’t Speulderbos komt het thema creativiteit ook terug in de catering, voor wie dat aandurft. Marieke: “Een blind tasting sessie met onze chef, bijvoorbeeld. Dan worden de gasten geblinddoekt en krijgen ze vreemde smaakcombinaties te proeven. Bijvoorbeeld een brownie met blauwschimmelkaas of een gamba met witte chocolade.” En ja, daar is steeds meer vraag naar. Mensen willen graag verrast worden, merkt Marieke, misschien zelfs wel een beetje gepusht worden om dingen te doen die ze zelf niet zo snel zouden kiezen. “Het is heel leuk om de spanning op te zoeken, kijken tot hoe ver je kunt gaan. Het is zeker geen must hoor, wie een broodje kroket wil, die krijgt dat. Of we serveren de ‘normale’ lunch in streetfood-style, vanuit een marktkraampje.”

Dat maatwerk, waarbij Bilderberg de opdrachtgever helpt bij het vinden van de juiste setting voor de bijeenkomst, is heel belangrijk volgens Arlette Gilbert. “Onze eerste vraag is altijd: wat is het doel van de bijeenkomst? Wat wil je dat je deelnemers ervaren, leren of daarna gaan doen? Wanneer we dit weten, kunnen we de juiste locatie adviseren, een passend scenario voorstellen en bijzondere momenten creëren. Wil je bijvoorbeeld inspiratie opdoen of brainstormen over nieuwe plannen? Kies dan voor een locatie die je fantasie prikkelt of vaste patronen doorbreekt. Heb je een nieuwe strategie en wil je je medewerkers daarin meenemen? Dan kan een niet-alledaagse setting verrassend goed werken om de boodschap meer impact te geven.”

Run je eigen Bilderberg hotel

Ook de andere Bilderberg hotels ontwikkelden een ruimte of een unieke mogelijkheid die past bij het specifieke DNA van die locatie. “Denk bijvoorbeeld aan een avond of zelfs nachtelijke bijeenkomst midden op een plek in het bos, of een seminar in de vorm van een festival. Bij Bilderberg Hotel De Keizerskroon gaan we zelfs zo ver dat teams 24 uur de leiding in ons hotel mogen overnemen – inclusief werken in de bediening en housekeeping – om hen te laten ervaren welk verschil gastvrijheid maakt en wat ervoor nodig is om het te organiseren. Daarmee beantwoorden we aan een grote vraag van bedrijven die zelf op zoek zijn naar manieren om samenwerking te verbeteren, werkplezier te vergroten en de klantervaring te verbeteren.”

Bilderberg wordt in haar visie gesteund door het feit dat het direct resultaat oplevert. We hebben geluk dat we vandaag in de Whiteboard Room kunnen zitten, vertelt Marieke, want de ruimte is vrijwel iedere dag bezet en wordt ver vooruit geboekt. Daarom worden ook de andere ruimtes op steeds creatievere wijze ingezet. “Naast een standaard theateropstelling in theaterzaal ’t Speuld doen we ook de ‘grab a chair’-opstelling: met een diversiteit aan zitmeubels, zoals in de Whiteboard Room, maar dan in een XXL-variant. Of we laten festival chairs maken: dat zijn kartonnen krukjes die je zelf in elkaar kan zetten. Die kunnen we voor een event customized laten maken, met het logo van de organisatie erop, of gewoon blanco – dan kan je er ook op schrijven. Superleuk om je gasten zo’n bouwpakketje te geven in plaats van die eeuwige naambadge.”

Er zijn dan ook al plannen voor een nieuwe creatieve ruimte, bij Hotel ’t Speulderbos en op de andere locaties. Arlette: “In onze hotels hebben we ruim 30 nieuwe meeting scenario’s ontwikkeld om inspirerende vormen van bijeenkomen aan te kunnen bieden. Natuurlijk hebben we daarnaast ook geïnvesteerd in ons fysieke product en een groot deel van onze hotelkamers, restaurants en meeting-ruimtes vernieuwd. Deze lijn zetten we de komende jaren voort. Ons doel is om dé plek in Nederland te worden voor inspirerende ontmoetingen en toekomstvormende bijeenkomsten.”

X

Mooie venue?

Meld je nu aan en ontvang elke week het laatste locatienieuws.

LAAT JE INSPIREREN

Laatste nieuws: LocatieFlash

Meld je aan voor onze LocatieFlash en mis nooit meer het laatste nieuws over nieuwe en gerestylede locaties.