Bij Strandzuid lift je mee op de seizoenen voor een strategisch sterker event

Een event plannen is meer dan een datum prikken en een locatie vastleggen. Houd jij bij de organisatie van events en bijeenkomsten bijvoorbeeld rekening met de invloed van seizoenen? Wie daar strategisch mee omgaat, kan events extra lading geven. Hierover spreken we voor deze editie van Locatiehouder aan het woord met Sandra van den Hurk, commercieel directeur bij Strandzuid. “De lading die een bedrijf aan een event wil meegeven of de boodschap die het wil overbrengen, wordt vaak ondersteund door het seizoen. Het loont dus om strategisch te plannen”, vertelt ze.

Als plug-and-play locatie waar je 365 dagen per jaar je event kunt organiseren, zien ze de invloed die jaargetijden kunnen hebben op de beleving van een event. “Een eindejaarsevent waarbij je terugkijkt en waardering uitspreekt, past natuurlijk perfect in het laatste kwartaal. Terwijl een kick-off juist goed past in het eerste kwartaal of in de eerste lentemaanden waarin alles buiten ook weer begint te groeien en te bloeien. Je lift dan heel fijn mee op de frisse, nieuwe energie van het voorjaar”, verduidelijkt Sandra.

Strandzuid

Eerder vertelden we al uitgebreid over de twee proposities van deze venue: Strandzuid en Zuidpool. Daarmee spelen ze in op de vraag van opdrachtgevers gedurende het jaar. Sandra: “In de winter heb je de donkere avonden, lichtjes en vuurkorven. Dat geeft een cosy vibe. In de zomer is het de weerspiegeling van de zon op het water die magisch is, de terrassen en ligbedjes, de frisse energie.”

Dezelfde stretchtenten, andere sfeer

Bij Strandzuid weten ze met dezelfde stretchtenten hele diverse sferen te creëren. “In de zomer breiden we onze locatie uit met meerdere buitenplekken. Daar plaatsen we stretchtenten, terrassen vol lichte kleuren en strandbedjes. Dan is het een echt stadsstrand”, legt Sandra uit. “In de winter worden de tenten juist gekoppeld en aan het pand geplaatst, waarmee we de capaciteit van binnen vergroten. Er ontstaat dankzij deze setting direct een warme sfeer, compleet met heaters, kleedjes en warme details.”

Het succes van seizoensevents

Maar het draait niet alleen om zomer en winter. Gedurende het hele jaar zijn er momenten die interessant zijn voor de organisatie van events. De seizoenen zijn herkenbaar en voelbaar. Ze helpen om een boodschap tijdens een event te versterken, zonder dat je die expliciet hoeft uit te spreken. Sandra: “Een sessie in het voorjaar voelt als een frisse start en ademt vooruitgang en vernieuwing. Je plant met je event als het ware een zaadje. Zeker bij een kick-off event kun je daar het hele jaar plezier van hebben.”

Het juiste event op het juiste moment

Enerzijds ziet Sandra dat bedrijven bewust kiezen voor zo’n natuurlijke timing en dat ze daarmee vaak meer impact maken. “Zoals de eindejaarsevents of de personeelsfeesten in juni”, legt ze uit. Maar anderzijds merkt ze dat veel organisaties nog graag vasthouden aan vaste piekmomenten. “Zoals die ene donderdag in december, de dag waarop iedereen zijn kerstevent wil plannen. Terwijl er zoveel andere momenten zijn waarop je gave dingen kunt doen en waarmee je een traditie kunt opbouwen.”

Niet wachten op december

Wie events strategischer wil inzetten, doet er goed aan om verder te kijken dan de traditionele piekmomenten. “De zomer is vaak een moment waarop alles stil lijkt te vallen in verband met de zomervakantie. Maar lang niet iedereen hoeft rekening te houden met schoolvakanties, er zijn ook gewoon mensen aan het werk in deze periode. Waarom juist dan geen barbecue organiseren voor de mensen die er wél zijn? Inclusief, verbindend en vaak verrassend effectief”, noemt Sandra als voorbeeld. “Of een event in oktober, met een Indian Summer-concept of een bierfest om samen de verbinding te zoeken en de laatste drie maanden van het jaar kracht bij te zetten. Ook relaties bedanken kan gewoon buiten de decembermaand om, op een moment waarop ook alle agenda’s minder overvol zijn en er echt aandacht is. Misschien juist wel veel effectiever. Daar denken we graag in mee.”

Maak van jouw event een traditie

Wat in elk seizoen hetzelfde blijft, is het feestelijke karakter van Strandzuid. De locatie nodigt uit tot vieren en alles is goed geregeld, van techniek tot logistiek. “Strandzuid voelt informeel en toegankelijk. Mensen hebben hier al snel het gevoel: hier gaat het gebeuren! En dat is precies de bedoeling”, vertelt Sandra. “Ik adviseer bedrijven om van hun event een vast moment te maken in hun agenda. Bouw samen met een venue aan iets dat elk jaar sterker wordt. Daarin zien we de kracht van herhaling, waarmee het jaarlijkse event een traditie wordt. Iets waar mensen naartoe leven en waarvoor ze zelfs in de rij staan. De details veranderen. Ander entertainment, andere styling, een nieuw foodconcept. Maar de basis blijft vertrouwd en dat werkt.”

De keuzes die het verschil maken voor jouw event

“Dat wat je meegeeft hoeft niet groots of spectaculair te zijn”, vertelt Sandra. “Bij een personeelsfeest willen organisaties vaak overbrengen dat ze hun medewerkers waarderen. Dat is op zichzelf al heel mooi. De vertaling zit daarbij soms in subtiele keuzes. Past luxe champagne bij jullie organisatie of kiezen jullie liever voor een signatuurdrankje?” Daarnaast zijn er afwegingen die heel dicht bij de identiteit van bedrijven liggen. “Zo mochten we een event organiseren voor ProRail, waarbij het heel logisch is dat bereikbaarheid met openbaar vervoer een rol speelt”, legt Sandra uit.

Het event dat Strandzuid organiseerde voor ProRail noemt Sandra een mooi voorbeeld van op een subtiele manier extra lagen toevoegen aan je event. Sandra: “De volledige locatie werd afgehuurd, waarbij de Playground werd ingericht als een speels plein met gezellige zitjes. Daar kon je bijvoorbeeld terecht voor een meet & greet met de directie. Medewerkers konden op een laagdrempelige manier in gesprek met de top van het bedrijf, vragen stellen en hun ideeën delen. Ook was er ruimte gecreëerd voor creativiteit en talenten binnen het bedrijf. Op een podium konden collega’s hun muzikale talent tonen, waarmee je het event echt menselijk maakt.”

Veel meer dan een feestje

Zelfs een praktische uitdaging kon tijdens het event voor ProRail creatief worden opgelost. “Wat doe je als je voldoende ruimte hebt voor meer dan 2.000 gasten, maar niet één grote zaal hebt waar 1.500 gasten in passen. Dan laat je de directeur arriveren per boot en aanmeren aan ons ronde, drijvende terras en vanaf daar een praatje houden. Dit was niet alleen veel leuker dan in een zaal, de zichtlijnen waren voor iedereen natuurlijk fantastisch. Er is altijd iets te verzinnen om je event een extra laagje te geven. En het mooie is: niet iedereen hoeft alles mee te maken wat er tijdens een event gebeurt. Als een deel van de gasten iets bijzonders ervaart en daar de volgende dag over vertelt bij het koffieapparaat, bouw je direct momentum op voor de volgende editie”, aldus Sandra. “Events organiseren bij Strandzuid is investeren in traditie. Die tradities verankeren zich binnen je bedrijf en leveren veel meer op dan wanneer je alleen een feestje organiseert.”