Achter de schermen van het Wiener Ball in Grand Hotel Huis ter Duin

Hoe leer je een evenementenlocatie echt kennen? Door achter de schermen te kijken tijdens de uitvoering van een groot evenement. In Grand Hotel Huis ter Duin vindt jaarlijks het Wiener Ball plaats, het mooiste dansfeest van het jaar in klassiek Weense sfeer, dat in 2016 haar 48ste editie had. Een ambiance die gelijkenis heeft met het beroemde Opernball in Wenen of een koninklijk bal in een paleis. Stel je voor: jonge heren in rok, jonge dames in witte baljurken met lange handschoenen en een fonkelende diadeem in het haar, die samen door de balzaal zwieren.

We spreken met Banquet Operations Manager Ben Ali Mehrezi en Executive Chef Walter Rietbergen, beiden met ruime ervaring in het uitvoeren van grote evenementen bij Grand Hotel Huis ter Duin en zo al jarenlang betrokken bij het Wiener Ball. Ben Ali herinnert zich de eerste keer dat hij het Wiener Ball meemaakte nog goed. “Voor mij was die eerste keer een soort wonder. Ik vond het prachtig, zoals die debutanten de balzaal binnenkwamen. Honderden jongens en meisjes in het wit en zwart gekleed. Ik heb de foto’s bewaard, toen had ik nog zwart haar. Mijn dochter was nog klein. Zij wil het nu zelf ook meemaken en dansen op het bal.”

Thuisgevoel

Zoals Grand Hotel Huis ter Duin het Wiener Ball een warm hart toedraagt, voelt het Ball zich thuis in het Noordwijkse Grand Hotel. Ben Ali: “Natuurlijk zijn er ook andere locaties waar je een mooi klassiek dansfeest kunt geven, maar ze kiezen elk jaar weer voor ons. Wij denken mee over de uitvoering en kunnen zelfs de organisatie helemaal overnemen. Dat doen we ook: inmiddels doen wij zo’n 75 procent van het evenement zelf.”

Wie ooit een evenement bij Grand Hotel Huis ter Duin heeft georganiseerd, kent Ben Ali Mehrezi wel. De Banquet Operations Manager met een feilloos gevoel voor service en kwaliteit, een icoon met ruim 26 dienstjaren voor het vijfsterrenhotel. Ben Ali: “Vaak als mensen horen dat ik dit al zo lang doe, dan denken ze ‘Ik zit goed hier’. Onze opdrachtgevers vinden het een heerlijk gevoel dat ze de organisatie aan je kunnen overlaten. Wij gaan altijd voor een duurzame relatie. Bij Huis ter Duin verwacht je een thuisgevoel, vanaf het moment dat je hier voor de deur parkeert. Het is een familiebedrijf. Dat heeft Grand Hotel Huis ter Duin gemaakt tot wat het is. Gasten hoeven zich nergens zorgen om te maken.”

Walter Rietbergen: “Het is mooi dat het Wiener Ball in Grand Hotel Huis ter Duin nog ieder jaar plaatsvindt en dat wij kunnen helpen om die cultuur in stand te houden. Het is een van de weinige feesten die nog op die klassieke manier worden gehouden. Ieder jaar denken wij mee om het weer goed neer te zetten. We nemen de wensen op en kijken wat we nog verder kunnen verbeteren. Ons doel is om alle zorgen uit handen te nemen van de organisatie, dus delen we onze kennis en ervaring om het ieder jaar weer voor elkaar te krijgen. We helpen zelfs mee om sponsoren te vinden en die tijdens het Ball om tafel te krijgen.”

750 diners

Het Wiener Ball vindt plaats door heel Grand Hotel Huis ter Duin, waar de 750 gasten in vrijwel iedere ruimte wel iets kunnen beleven. Bijzonder is dat al deze gasten tegelijkertijd plaatsnamen voor het diner. Dat mochten zij gebruiken in alle restaurants van Grand Hotel Huis ter Duin en in diverse zalen. Ze konden kiezen uit een tweegangendiner in de Keizerzaal, bij het strand eten in La Terrasse, tot vijf gangen á la carte in Latour. Na afloop van het diner, tijdens de entree van de debutanten, werd de Keizerzaal binnen anderhalf uur schoongemaakt en omgebouwd voor de feestavond. Ben Ali: “Voor de bezoeker is het een soort wonder, bijna 600 man aan tafel en iedereen heeft warm eten. ‘Hoe krijgen ze dat voor elkaar?’ Als ik zulke dingen hoor, daar word ik blij van. Maar ik ben nooit tevreden, dan wil ik het de volgende keer nog sneller doen. Hoe kunnen we het de volgende keer nog sneller uitgeven?”

Vaste onderdelen

In de Keizerzaal, met het spectaculaire uitzicht op zee, werd vervolgens tot diep in de nacht gedanst. en wie klaar is met de walsmuziek gaat naar de nachtclub. “Ook het Wiener Ball gaat mee met de veranderingen in de maatschappij. Na de klassieke wals komt tegenwoordig later op de avond ook een deejay.”

Bij een traditioneel feest kan je niet te snel dingen veranderen, en sommige punten zullen altijd blijven, vertelt Walter: “We proberen ieder jaar iets te vernieuwen, maar veel dingen horen nou eenmaal bij het Ball. Het dansen en het protocol zijn vast onderdeel, en dat geldt net zo goed voor de sachertorte, de Oostenrijkse apfelstrüdel, de worstjes en de goulashsoep.”

Triggeren

Naast de vaste onderdelen streven Ben Ali en Walter er  ieder jaar naar om het Ball toch net weer vernieuwend te laten zijn. Op die manier blijft de locatie interessant, en komen gasten ieder jaar weer terug. Walter: “We proberen ieder evenement op een andere manier in te steken, zeker bij partijen die hier al jaren komen. Onze gasten moeten niet denken: we komen hier nu al zoveel jaar, en ieder jaar is hetzelfde. Omdat wij met veel klanten lange relaties hebben, is het makkelijk met ze praten. Zij durven iets van ons aan te nemen, dat vertrouwen hebben we al verdiend. Dus bij terugkerende groepen doen we de ene keer een diner aan lange tafels, de andere keer weer aan ronde. Dan zitten ze aan een podium, dan weer is er shared dining; we proberen de gast elke keer te triggeren.

Een mooi voorbeeld is een groot Nederlands bedrijf, dat iedere twee jaar een personeelsfeest geeft voor 2500 man. Dat was altijd elk jaar op een andere locatie. Walter: “Tot ze jaren terug bij ons kwamen. We hebben een keer het thema James Bond gehad, een andere keer was het thema André Hazes en werd Grand Hotel Huis ter Duin omgebouwd in oud Amsterdamse sfeer. Sindsdien zijn ze hier al drie keer geweest.”

Ben Ali: “Als gasten hier eenmaal zijn geweest, dan gaat het de volgende keren vaak helemaal niet meer over de locatie. Misschien even over hoe de gasten hier komen. Veel gesprekken die wij hebben gaan alweer over 2017. Natuurlijk zijn er partijen die een keer een andere locatie kiezen, daar hebben ze alle recht toe, maar twee of drie jaar later zijn ze vaak weer hier. Dat is kicken, daardoor ga je nog meer je best doen om leuke dingen met ze te bedenken.”

Rolls Royce

Ben Ali: “Onze Commercieel Directeur Stephan Stokkermans vergelijkt een evenement in Grand Hotel Huis ter Duin wel met het kopen van een Rolls Royce. Je kiest voor het beste, dus moet je ook het beste krijgen. Mensen verwachten veel van ons. Bij Huis ter Duin bestaat ‘nee’ niet. Dat heb ik nog nooit iemand horen zeggen. Wij hebben een collega bij sales, die hoor ik weleens verhalen vertellen… Dat we een olifant naar binnen kunnen krijgen met de autolift. Een prachtig verhaal, maar wij moeten het waar zien te maken. Tot op heden is dat ons altijd gelukt.”

“Laatst hebben we hier nog iets heel moois meegemaakt, een partij die wilde in het donker dineren. Wij zijn toen naar een restaurant in Amsterdam geweest waar dat kan, waar mensen die blind zijn in de bediening werken. Die hebben we speciaal voor het evenement naar Huis ter Duin gehaald. In de Pickézaal hebben we alle ramen dichtgeplakt zodat je geen hand meer voor ogen zag, en we hebben getest hoe dat was. Prachtig om te zien hoe die mensen bedienen, ze roepen je naam als ze je een bord geven. ‘Ben Ali, hier komt-‘ie. Heb je hem?’ Zó ver gaan wij als de gast dat graag wil, of het nou om het Wiener Ball gaat, om het Nederlands Elftal, of om kleine partijen.”

[Foto’s: Grand Hotel Huis ter Duin | Wiener Ball]