Han-Maurits Schaapveld (projectdirecteur NSS’14 & GCCS’15): ‘Obama was vrolijk, dus dan is de NSS geslaagd’

Wie organiseert de evenementen voor het ministerie van Buitenlandse Zaken?

“Voor iedere conferentie wordt een projectteam opgezet, dat weer ontbonden wordt na afloop van het evenement. Als er overlap is tussen twee conferenties, dan schuiven mensen vaak door naar het volgende project. Ik was voordat ik hiervoor werd gevraagd plaatsvervangend ambassadeur in Parijs, maar ben nu een beetje een evenementenbureau geworden.”

Er is geen vast evenemententeam?

“Nee, want bij Buitenlandse Zaken zijn we niet van plan om ieder jaar zo’n project te draaien. Op bepaalde terreinen hebben we zeer ervaren mensen in huis, zoals voor de veiligheid en ICT. Verder komt het neer op het managen en waar nodig halen we expertise erbij. Zo schakelen we een heel goede decorateur in, een cateraar, mensen met deskundigheid op communicatievlak, en we laten een goede website en app bouwen. Ik was laatst bij een evenement van het Rijk, een training voor projectdirecteuren waar ik een presentatie gaf over de NSS. Ze schrokken allemaal dat Buitenlandse Zaken op deze post, voor het grootste project dat we ooit hadden georganiseerd, iemand had neergezet die zoiets nooit eerder had gedaan. Misschien heb ik gewoon geluk gehad. Obama was vrolijk, dus dan lukt de NSS. Bij de cyberconferentie kwamen de tulpen op het goede moment uit de grond, en er is niks fout gegaan, dus was het evenement geslaagd.”

[Het World Forum, Den Haag. Foto: GCCS]

Waarom schakelt u geen evenementenbureau in?

“Dat evenementenbureau zijn we zelf. Bij de NSS was er ook niet een bureau dat kon zeggen dat ze ervaring hebben met dergelijke evenementen. Je kunt een conferentie waar Obama komt niet vergelijken met een congres voor chirurgen. En het op de juiste manier behandelen van president Obama is iets wat wij in dit gebouw wel weten. In de voorbereiding bleek ook dat onze eigen mensen erg op dezelfde lijn zaten op het vlak van gastvrijheid en protocol, dat is voor ons heel vanzelfsprekend. Terwijl het voor mensen van buitenaf een stevige leercurve was. De omgeving is voor ons heel normaal, maar de omvang van onderdelen in de organisatie is voor externen weer veel logischer. Die moet je zien te matchen, zodat de neuzen dezelfde kant op staan.”

Kennis van protocol was even belangrijk als kennis van evenementen?

“Voor de NSS duidelijk wel. Tijdens de Cyber Conference was er een gemêleerder publiek, een combinatie van bedrijfsleven, NGO’s, professoren.. Het leek veel meer op een ‘gewoon congres’, met uitzondering van al die aanwezige ministeries natuurlijk.”

Wat was het doel van de conferentie?

“Je bedoelt wat de succesfactor bepaalt? Aan de ene kant wil je een zo inhoudelijk mogelijk programma, aan de andere kant gelden de resultaten. Dat kan zijn het launchen van een nieuw initiatief, of het komen tot besluiten over een onderwerp – in dit geval het reguleren van internet. Én het is een succes als je kunt zeggen dat er veertig regeringsleiders en staatshoofden aanwezig waren – en bij de GCCS tachtig ministers. In Nederland is het ook een succes als je kunt zeggen dat Obama of Kerry aanwezig was, terwijl een minister uit een klein land voor het congres in feite net zo belangrijk is.”

[World Forum Theater. Foto: GCCS]

Dus eigenlijk is het beeld dat de media na afloop geven net zo belangrijk voor de succesfactor als resultaten?

“Het wordt allemaal betaald met belastinggeld, dus wij werken een beetje anders dan de mensen die jouw site bezoeken. Wij moeten aan de belastingbetaler verantwoorden waarom wij dit doen. Op inhoudelijke punten, maar ook qua Holland Branding. Bij de Cyberconferentie is de helft van de ministers via de Keukenhof teruggereden naar Schiphol.”

Hoe is gekozen voor de locatie het World Forum in Den Haag?

“Voor beide conferenties is een aanbesteding gedaan. Bij de NSS begonnen we met een longlist van tachtig locaties, waarbij ook werd nagedacht over de mogelijkheid om bij Vliegbasis Valkenburg (Hangaar2, red.) zelf een conferentiecentrum op te bouwen. De longlist werd steeds korter, totdat we uiteindelijk zeven locaties in Nederland hebben gevraagd een offerte te maken. Daarbij waren het World Forum, Ahoy Rotterdam, Jaarbeurs Utrecht, Amsterdam RAI, het MECC in Maastricht, Amsterdam ArenA en de Passenger Terminal Amsterdam. Uiteindelijk kozen we voor het World Forum.”

Aan welke criteria moesten de locaties voldoen?

“De veiligheidsaspecten waren belangrijk, zeker bij de NSS. Natuurlijk, alles is te beveiligen, maar dat heeft consequenties. Bij Amsterdam RAI bijvoorbeeld, moet je rekening houden met de A10 die daar vlak langs loopt. Je kunt bij wijze van spreken uit de auto een bommetje gooien. Zou de A10 moeten worden afgesloten, dan is dat een drama voor Amsterdam. De RAI ligt ook op een aanvliegroute van Schiphol. Een andere overweging wordt dan of er geen landingsbaan dicht zou moeten. Zo houd je rekening met een heleboel aspecten. Het MECC ligt naast een ziekenhuis. De hele intensive care van het ziekenhuis heeft er zicht op. Dan zou je een vijf container hoge muur bouwen moeten bouwen. Dit zijn allemaal consequenties die je moet meenemen in de beoordeling. De capaciteit is ook belangrijk. Het World Forum zelf was te klein, dus kwam het perscentrum in de garage, en we konden het Worldhotel Bel Air gebruiken.”

[Security Operations Center. Foto: GCCS]

Waar moest u rekening mee houden bij de organisatie?

“Het verschil van GCCS met de NSS was de open setting. Er konden direct interviews worden afgenomen. Bij de NSS hadden we overwegend te maken met logistiek, beveiligde zones, snelwegen die moesten worden afgezet, het luchtruim moest vrij worden gehouden. Er waren toen alleen al vijfhonderd medewerkers van normale diensten in Den Haag geaccrediteerd voor als er iets fout ging, een lekkage, wat dan ook. Met alles werd rekening houden. En dan krijg je ook nog het beveiligingsteam van het Witte Huis over je heen.”

“Bij de GCCS was de beveiliging veel beperkter en die zat helemaal op cyberveiligheid. We hadden een heel groot ICT netwerk nodig, voor de pers en de livestreaming. Qua omvang van de ICT was deze conferentie wel uniek te noemen, dit gebeurt niet vaak. Op een congres weeg je de belangen versus de kosten. Als het netwerk op een normaal congres even uitvalt, dan kan dat wel opgevangen worden. Maar als er risico’s in de beveiliging worden gevonden bij een cyberconferentie, dan haal je alle kranten. De grootste behoefte was dan ook om het netwerk veilig te houden. We hebben een heel Security Operations Centre ingericht, speciaal voor die week. Twintig man in een hok, die 24 uur per dag monitoren wat er in het netwerk gebeurde. Of er virusuitbraken waren, malware, of als iemand probeerde op deur te kloppen om te kijken of die er in komt. Daarnaast waren er floorwalkers die verdachte netwerken opspoorden. In totaal waren er 66 man bezig met de ICT.”

Wat was het hoogtepunt van de conferentie, achteraf gezien?

“Toen ze allemaal weg waren.. haha. Nou ja, voor ons is het leukst als je weet dat alles gelukt is, dat alles gewerkt heeft zoals het moest. Ik had donderdagmiddag nog het Ridderzaaldiner, met alle ministers die in bussen naar het diner vervoerd moesten worden maar dat niet wilden.”

Ze wilden niet in de bus?

“De ministers zelf zijn het probleem niet. Dat zijn de mensen om ze heen, die vinden dat hun minister niet in een bus kan. Dat was tijdens de NSS ook, toen had ik ook bussen geregeld. Hele grote, luxe bussen met zitjes, je kon er met dertig man in. Maar ‘nééé een koning of premier gaat toch niet in een bús?’. Ik ze vertellen dat de Sjah van Perzië en Queen Elizabeth ook in een bus gingen bij het zilveren huwelijk van Juliana – ik was daar niet bij hoor, maar dat heb ik wel gezien. Als zij het konden, dan kunnen jullie het ook. De belangrijksten die wél meewerken zet je in de eerste bus, en daar zet je dan de moeilijkste bij. Bij de NSS hebben we premier Rutte samen met koning Abdullah in de eerste bus gezet, dan was hij als eerste bij het paleis, en daarbij zetten we de lastigste mensen. De rest volgde braaf.”

“Heel veel kan protocolair worden opgelost, maar voor een conferentie als GCCS is iedereen belangrijk. De baas van Google was voor deze conferentie belangrijker dan een minster. Maar dat kan je hem niet duidelijk maken. Uiteindelijk los je het op met een combinatie van Hollandse zakelijkheid en nuchterheid. Wel netjes, natuurlijk. Je zet zo iemand niet helemaal achteraan, maar je plaatst hem ook niet naast de belangrijkste persoon van de conferentie. Dat is een leuke puzzel.”